Benutzer, Divisionen und Ressourcen
In diesem Abschnitt
Im Bereich Benutzer können Sie die Organisationsstruktur von Booking konfigurieren. Divisionen, Unterdivisionen und Ressourcen bestimmen, was gebucht werden kann und wer die Leistung erbringt.
Struktur der Booking-Elemente
- Division: das Hauptelement der Buchung, zum Beispiel ein Standort oder eine Abteilung.
- Unterdivision: ein bestimmter Bereich der Division, zum Beispiel ein Büro.
- Ressource: die Person, der Arbeitsplatz oder das Gerät, die bzw. das den Service erbringt.
- Service: die Tätigkeit, die der Benutzer buchen kann.
Die Funktion Gruppen ist möglicherweise nicht für alle Konten aktiviert. Wenden Sie sich an Ihren QuestIT-Ansprechpartner, um sie freischalten zu lassen.
Divisionen
Um eine Division zu erstellen, öffnen Sie Benutzer > Divisionen und wählen Sie Neu. Der Name ist ein Pflichtfeld und wird dem Benutzer während der Buchung angezeigt. Sie können E-Mail, Telefon, Adresse, Stadt, Land, PLZ, Mobiltelefon und Notizen hinzufügen.
Wenn Sie Benachrichtigungen erhalten aktivieren, erzeugt jede neue Buchung der Division eine E-Mail an die angegebene Adresse.
Für Unterdivisionen und Ressourcen können Sie wählen, ob die Zuweisung Manuell, Automatisch oder, bei Ressourcen, Nicht verwaltet erfolgt. Außerdem können Sie die Mindestanzahl an Tagen Vorlauf festlegen. Ist das Feld leer, wird der in der Business Logic definierte Wert verwendet.
Zugangskonto
Ein mit einer Division verknüpftes Konto kann die Division und die untergeordneten Elemente anzeigen und bearbeiten. Jedes Konto muss innerhalb von Booking eine eindeutige E-Mail-Adresse haben.
Google Calendar
Sie können eine Division mit Google Calendar synchronisieren. Die Synchronisierung umfasst die bestehenden Buchungen ab dem Datum der Verbindung und überträgt Änderungen und Stornierungen in beide Richtungen.
In Google Calendar können keine neuen Buchungen erstellt werden. Verwenden Sie das Formular oder den Kalender von Booking.
Unterdivisionen
Eine Unterdivision muss einer bereits bestehenden Division zugewiesen werden. Geben Sie Name, Kontaktdaten, Adresse und Notizen ein; der Name wird während der Buchung angezeigt.
Sie können der Unterdivision die bereits in der Division vorhandenen Ressourcen und Services zuordnen, einen individuellen Arbeitsplan festlegen und E-Mail-Benachrichtigungen aktivieren.
Der Arbeitsplan des Service hat Vorrang vor dem der Unterdivision. Ist der Plan der Unterdivision leer, wird der Plan der Division oder der allgemeine Plan verwendet.
Zugangskonto
Ein mit einer Unterdivision verknüpftes Konto kann auf die Unterdivision und die damit verbundenen untergeordneten Elemente zugreifen. Die E-Mail-Adresse muss eindeutig sein.
Ressourcen
Eine Ressource muss einer oder mehreren Divisionen zugewiesen werden. Vor- und Nachname sind Pflichtfelder; Sie können E-Mail, Kontaktdaten, Adresse und Notizen hinzufügen.
Verwendet eine Division die Zuweisung Nicht verwaltet, müssen für diese Division keine Ressourcen erstellt werden. Eine Ressource kann den Unterdivisionen zugeordnet werden, die zu ihren Divisionen gehören.
Wenn Sie Benachrichtigungen erhalten aktivieren, erhält die Ressource für jede neue Buchung eine E-Mail. Sie können ihren Terminkalender auch mit Google Calendar verbinden.
Ein mit einer Ressource verknüpftes Zugangskonto kann nur die Daten dieser Ressource anzeigen und bearbeiten. Die E-Mail-Adresse des Kontos ist die in den Details eingegebene.
Massenimport
Verwenden Sie Massenimport, um mehrere Ressourcen hochzuladen. Laden Sie die Beispieldatei herunter, füllen Sie sie aus und laden Sie sie hoch. Im Ergebnisbereich können Sie die importierten und die abgelehnten Datensätze überprüfen.
Gruppen
Eine Gruppe erstellt ein individuelles Buchungsformular mit einem eigenen Link. Geben Sie einen internen Namen ein und weisen Sie Divisionen, Unterdivisionen, Ressourcen und Services zu.
Wenn Sie ein übergeordnetes Element auswählen, werden die untergeordneten Elemente automatisch ausgewählt. Jedes Element muss dennoch einzeln hinzugefügt werden.
Anschließend können Sie den Link der Gruppe öffnen oder kopieren.
Kunden
Der Bereich Kunden zeigt die Personen an, die Buchungen vorgenommen haben. Für jeden Kunden können Sie die während der Buchung eingegebenen Daten und die zukünftigen Termine einsehen.
