Utenti, Divisioni e Risorse
In questa sezione
La sezione Utenti permette di configurare la struttura organizzativa del Booking. Divisioni, Sottodivisioni e Risorse determinano che cosa può essere prenotato e chi lo eroga.
Struttura degli elementi Booking
- Divisione: l'elemento principale della prenotazione, ad esempio una sede o un dipartimento.
- Sottodivisione: una specifica area della Divisione, ad esempio un ufficio.
- Risorsa: la persona, la postazione o il dispositivo che eroga il servizio.
- Servizio: l'attività che l'utente può prenotare.
La funzionalità Gruppi potrebbe non essere attiva per tutti gli account. Per abilitarla, contattare il referente QuestIT.
Divisioni
Per creare una Divisione, aprire Utenti > Divisioni e selezionare Nuovo. Il Nome è obbligatorio e viene mostrato all'utente durante la prenotazione. Si possono aggiungere email, telefono, indirizzo, città, stato, CAP, cellulare e note.
Attivando Ricevi notifiche, ogni nuova prenotazione della Divisione genera una email all'indirizzo indicato.
Per Sottodivisioni e Risorse l'assegnazione può essere Manuale, Automatica o, per le Risorse, Non gestita. È inoltre possibile impostare il numero minimo di giorni di anticipo. Se il campo è vuoto, viene usato il valore definito in Business Logic.
Account di accesso
Un account associato a una Divisione può visualizzare e modificare la Divisione e gli elementi sottostanti. Ogni account deve avere un indirizzo email univoco all'interno del Booking.
Google Calendar
Una Divisione può essere sincronizzata con Google Calendar. La sincronizzazione include le prenotazioni esistenti dalla data di collegamento e propaga modifiche e cancellazioni in entrambe le direzioni.
Google Calendar non consente di creare nuove prenotazioni. Usare il form o il calendario Booking.
Sottodivisioni
Una Sottodivisione deve essere assegnata a una Divisione già esistente. Inserire nome, contatti, indirizzo e note; il nome viene mostrato durante la prenotazione.
Alla Sottodivisione si possono associare le Risorse e i Servizi già presenti nella Divisione, definire un Piano di lavoro personalizzato e attivare le notifiche email.
Il piano di lavoro del Servizio ha precedenza su quello della Sottodivisione. Se il piano della Sottodivisione è vuoto, viene usato quello della Divisione o quello generale.
Account di accesso
Un account associato a una Sottodivisione può accedere alla Sottodivisione e agli elementi collegati sottostanti. L'email deve essere univoca.
Risorse
Una Risorsa deve essere assegnata a una o più Divisioni. Nome e cognome sono obbligatori; si possono aggiungere email, contatti, indirizzo e note.
Se una Divisione usa l'assegnazione Non gestita, non è necessario creare Risorse per quella Divisione. Una Risorsa può essere associata alle Sottodivisioni appartenenti alle sue Divisioni.
Attivando Ricevi notifiche, la Risorsa riceve una email per ogni nuova prenotazione. La sua agenda può anche essere collegata a Google Calendar.
Un account di accesso associato a una Risorsa può visualizzare e modificare solo i dati di quella Risorsa. L'email dell'account è quella inserita nei dettagli.
Importazione massiva
Importazione massiva carica più Risorse in una volta: scaricare il file di esempio, compilarlo e caricarlo. Nella sezione dei risultati si verificano i record importati e quelli rifiutati.
Gruppi
Un Gruppo crea un form di prenotazione personalizzato con un link dedicato. Inserire un nome interno e assegnare Divisioni, Sottodivisioni, Risorse e Servizi.
Selezionando un elemento di livello superiore, vengono selezionati automaticamente gli elementi sottostanti. Ogni elemento deve comunque essere inserito singolarmente.
Al termine, il link del Gruppo può essere aperto o copiato.
Clienti
La sezione Clienti mostra le persone che hanno effettuato prenotazioni. Per ogni cliente sono consultabili i dati inseriti durante la prenotazione e gli appuntamenti futuri.
