Usuarios, Divisiones y Recursos
En esta sección
La sección Usuarios permite configurar la estructura organizativa de Booking. Divisiones, Subdivisiones y Recursos determinan qué se puede reservar y quién lo presta.
Estructura de los elementos de Booking
- División: el elemento principal de la reserva, por ejemplo una sede o un departamento.
- Subdivisión: un área específica de la División, por ejemplo una oficina.
- Recurso: la persona, el puesto o el dispositivo que presta el servicio.
- Servicio: la actividad que el usuario puede reservar.
Es posible que la funcionalidad Grupos no esté activa en todas las cuentas. Para habilitarla, ponerse en contacto con el referente de QuestIT.
Divisiones
Para crear una División, abrir Usuarios > Divisiones y seleccionar Nuevo. El Nombre es obligatorio y se muestra al usuario durante la reserva. Se pueden añadir correo electrónico, teléfono, dirección, ciudad, estado, código postal, móvil y notas.
Al activar Recibir notificaciones, cada nueva reserva de la División genera un correo electrónico a la dirección indicada.
Para Subdivisiones y Recursos la asignación puede ser Manual, Automática o, para los Recursos, No gestionada. También es posible establecer el número mínimo de días de antelación. Si el campo está vacío, se utiliza el valor definido en Business Logic.
Cuenta de acceso
Una cuenta asociada a una División puede ver y modificar la División y los elementos que dependen de ella. Cada cuenta debe tener una dirección de correo electrónico única dentro de Booking.
Google Calendar
Una División puede sincronizarse con Google Calendar. La sincronización incluye las reservas existentes desde la fecha de conexión y propaga las modificaciones y cancelaciones en ambas direcciones.
Google Calendar no permite crear nuevas reservas. Utilizar el formulario o el calendario de Booking.
Subdivisiones
Una Subdivisión debe asignarse a una División ya existente. Introducir el nombre, los contactos, la dirección y las notas; el nombre se muestra durante la reserva.
A la Subdivisión se pueden asociar los Recursos y Servicios ya presentes en la División, definir un Plan de trabajo personalizado y activar las notificaciones por correo electrónico.
El plan de trabajo del Servicio tiene prioridad sobre el de la Subdivisión. Si el plan de la Subdivisión está vacío, se utiliza el de la División o el general.
Cuenta de acceso
Una cuenta asociada a una Subdivisión puede acceder a la Subdivisión y a los elementos vinculados que dependen de ella. El correo electrónico debe ser único.
Recursos
Un Recurso debe asignarse a una o varias Divisiones. El nombre y los apellidos son obligatorios; se pueden añadir correo electrónico, contactos, dirección y notas.
Si una División utiliza la asignación No gestionada, no es necesario crear Recursos para esa División. Un Recurso puede asociarse a las Subdivisiones que pertenecen a sus Divisiones.
Al activar Recibir notificaciones, el Recurso recibe un correo electrónico por cada nueva reserva. Su agenda también puede conectarse a Google Calendar.
Una cuenta de acceso asociada a un Recurso solo puede ver y modificar los datos de ese Recurso. El correo electrónico de la cuenta es el introducido en los detalles.
Importación masiva
Importación masiva carga varios Recursos a la vez: descargar el archivo de ejemplo, completarlo y cargarlo. En la sección de resultados se comprueban los registros importados y los rechazados.
Grupos
Un Grupo crea un formulario de reserva personalizado con un enlace dedicado. Introducir un nombre interno y asignar Divisiones, Subdivisiones, Recursos y Servicios.
Al seleccionar un elemento de nivel superior, se seleccionan automáticamente los elementos que dependen de él. No obstante, cada elemento debe añadirse individualmente.
Al finalizar, el enlace del Grupo puede abrirse o copiarse.
Clientes
La sección Clientes muestra las personas que han realizado reservas. Para cada cliente se pueden consultar los datos introducidos durante la reserva y las citas futuras.
