Utilisateurs, Divisions et Ressources
Dans cette section
La section Utilisateurs permet de configurer la structure organisationnelle de Booking. Les Divisions, Sous-divisions et Ressources déterminent ce qui peut être réservé et qui assure la prestation.
Structure des éléments Booking
- Division : l'élément principal de la réservation, par exemple un site ou un département.
- Sous-division : une zone spécifique de la Division, par exemple un bureau.
- Ressource : la personne, le poste ou l'appareil qui fournit le service.
- Service : l'activité que l'utilisateur peut réserver.
La fonctionnalité Groupes peut ne pas être active sur tous les comptes. Contactez votre interlocuteur QuestIT pour l'activer.
Divisions
Pour créer une Division, ouvrez Utilisateurs > Divisions et sélectionnez Nouveau. Le Nom est obligatoire et s'affiche à l'utilisateur lors de la réservation. Vous pouvez ajouter un e-mail, un téléphone, une adresse, une ville, un pays, un code postal, un mobile et des notes.
En activant Recevoir des notifications, chaque nouvelle réservation de la Division génère un e-mail à l'adresse indiquée.
Pour les Sous-divisions et les Ressources, vous pouvez choisir si l'attribution est Manuelle, Automatique ou, pour les Ressources, Non gérée. Vous pouvez également définir le nombre minimum de jours d'anticipation. Si le champ est vide, la valeur définie dans Business Logic est utilisée.
Compte d'accès
Un compte associé à une Division peut afficher et modifier la Division et les éléments qui en dépendent. Chaque compte doit avoir une adresse e-mail unique au sein de Booking.
Google Calendar
Vous pouvez synchroniser une Division avec Google Calendar. La synchronisation inclut les réservations existantes à partir de la date de connexion et propage les modifications et annulations dans les deux sens.
Google Calendar ne permet pas de créer de nouvelles réservations. Utilisez le formulaire ou le calendrier Booking.
Sous-divisions
Une Sous-division doit être attribuée à une Division existante. Saisissez le nom, les coordonnées, l'adresse et des notes ; le nom s'affiche lors de la réservation.
Vous pouvez associer à la Sous-division les Ressources et Services déjà présents dans la Division, définir un Planning de travail personnalisé et activer les notifications par e-mail.
Le planning de travail du Service a priorité sur celui de la Sous-division. Si le planning de la Sous-division est vide, celui de la Division ou le planning général est utilisé.
Compte d'accès
Un compte associé à une Sous-division peut accéder à la Sous-division et aux éléments liés qui en dépendent. L'e-mail doit être unique.
Ressources
Une Ressource doit être attribuée à une ou plusieurs Divisions. Le nom et le prénom sont obligatoires ; vous pouvez ajouter un e-mail, des coordonnées, une adresse et des notes.
Si une Division utilise l'attribution Non gérée, il n'est pas nécessaire de créer des Ressources pour cette Division. Une Ressource peut être associée aux Sous-divisions appartenant à ses Divisions.
En activant Recevoir des notifications, la Ressource reçoit un e-mail pour chaque nouvelle réservation. Vous pouvez également connecter son agenda à Google Calendar.
Un compte d'accès associé à une Ressource peut afficher et modifier uniquement les données de cette Ressource. L'e-mail du compte est celui saisi dans les détails.
Importation en masse
Utilisez Importation en masse pour charger plusieurs Ressources. Téléchargez le fichier d'exemple, remplissez-le et chargez-le. Dans la section des résultats, vous pouvez vérifier les enregistrements importés et ceux rejetés.
Groupes
Un Groupe crée un formulaire de réservation personnalisé avec un lien dédié. Saisissez un nom interne et attribuez des Divisions, Sous-divisions, Ressources et Services.
Si vous sélectionnez un élément de niveau supérieur, les éléments qui en dépendent sont sélectionnés automatiquement. Chaque élément doit toutefois être ajouté individuellement.
Une fois terminé, vous pouvez ouvrir ou copier le lien du Groupe.
Clients
La section Clients affiche les personnes ayant effectué des réservations. Pour chaque client, vous pouvez consulter les données saisies lors de la réservation et les rendez-vous à venir.
